Wanneer je gebruik maakt van Microsoft 365 voor Bedrijven (voorheen office 365). Dan kan je alleen jouw agenda delen met mensen binnen jouw organisatie. Als zou een ander bedrijf de mogelijkheid krijgen om bepaalde persoonlijke gegevens te zien. Of op die manier toegang krijgt tot andere bronnen van de organisatie.
Type bedrijven:
Bedrijf A: Scheidingsmediator
Bedrijf B: Hypotheek adviseur
In dit geval had ik 2 zelfstandigen die een samenwerkings verband hebben met elkaar. Wanneer er een afspraak werd gemaakt door een client waar ze beide aanwezig horen te zijn was het wel fijn dat ze van elkaar de agenda konden bekijken.
Oplossing:
Er is een praktische omweg om dit toch te bewerkstellen. Elk bedrijf krijgt een extra gebruiker binnen de organisatie met een exchange e-mail licentie. Die had ik receptie genoemd, omdat het eigenlijk een virtuele receptie dienst wordt.
De agenda wordt gedeeld met het receptie account, zodat dit account toegang heeft tot de agenda om aanpassingen te doen. Precies hetzelfde als je een receptionist in dienst zou hebben. Het receptionist account kan eenvoudig via de outlook app de gedeelde agenda bekijken en beheren.
Het receptionist account voor bedrijf A is ingesteld in de outlook app bij Bedrijf B en het receptionistaccount van bedrijf B is ingesteld in de outlook app bij bedrijf A.
Volia beide zelfstandigen kunnen elkaars agenda bekijken en beheren.
Uiteraard voor deze samenwerking is er een juridische overeenkomst getekend omdat ze van elkaar de agenda kunnen zien.
Naast deze integratie wordt er gebruik gemaakt van een Dropsuite cloud back-up, mocht er per ongeluk iets mis gaan met een agenda synchronisatie of iemand per ongeluk een afspraak van de ader verwijderen. Dan kunnen deze worden herstelt middels de Dropsuite cloud back-up.
Kosten:
1x exchange e-mail + dropsuite € 10,- per maand, per Bedrijf.
Eenmalig € 240,- excl. Btw
Update:
Agenda delen met externe, Microsoft heeft recentelijk mogelijkheden toegevoegd om je agenda te delen met externe. Deze functie is nog beperkt en de synchronisatie heeft een vertraging van 3 uur. Zie https://docs.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/admin/manage/share-calendars-with-external-users?view=o365-worldwide
