Als jouw organisatie groeit zijn er veel aspecten die veranderen. Waaronder de vaste telefonie van het bedrijf. Meestal als je begint heb je een 06 nummer, sommige zelfstandigen gebruiken gelijk al een vast nummer. Zodra de eerste medewerker aansluit met de groei van je bedrijf, wordt het allemaal uitgebreider.
Dit was met een van mijn cliënten ook het geval, deze meneer heeft een uitzend bureau die hij zelf is gestart en de groei kwam sneller dan verwacht. Er was al gauw meer personeel nodig om alles te regelen. De telefonie moest daarom ook anders ingeregeld worden.
Type bedrijf:
Uitzendbureau (10 medewerkers), verschillende afdelingen (Sales, Administratie, frontoffice) en een aantal medewerkers die vrijwel altijd onderweg zijn.
Het was van belang dat er een centraal nummer wordt gebruikt. Met een keuzemenu voor verschillende talen om de bellers te begeleiden met de juiste taal en naar de juiste afdeling.
Oplossing:
Er is gekozen voor een cloud telefooncentrale van Gamma Communication (voorheen gnTel Telecom). Mede omdat Gamma Communication een mobile app aanbiedt die werkt via het GSM netwerk en niet is gebonden aan 4g (zoals een softphone).
Dit was een must voor het personeel die vaak onderweg is.
Als om het voor een beller zou vriendelijk mogelijk te maken en om ervoor zorgen dat ze niet te lang in de wacht staan. Is er gekozen voor de volgende opties en mogelijkheden. Een beller krijgt een welkomst boodschap te horen met daarna een taalkeuze.
Na de taalkeuze krijgt de beller de optie van een afdeling en wordt zou begeleid naar de juiste afdeling. Binnen 10 sec. is de beller in de wachtrij van de juiste afdeling. De beller krijg tevens te horen hoeveel wachtende hij of zij is om te voorkomen dat iemand niet zomaar ophangt.
We vonden het belangrijk dat de beller ten alle tijden goed geïnformeerd blijft.
Medewerkers zijn toegevoegd aan de wachtrij van hun afdeling en kunnen niet zomaar deelnemen aan een andere wachtrij (afdeling). Het was belangrijk dat de betreffende medeweker focus kan houden op zijn/haar taken van de betreffende afdeling. (geen vliegende keeper praktijken)
Als een medewerker ophangt is er een rust pauze, zijn/haar toestel zal niet meteen gaan rinkelen. Dit geeft de gelegenheid om genoteerde notities op te slaan of bepaalde taken af te ronden.
Voor het personeel onderweg is een apart vast nummer waarmee ze uitbellen. Hiermee kunnen ze cliënten bellen en zijn ze zelf beschikbaar via hun eigen vaste nummer. Mochten ze niet kunnen opnemen wordt het gesprek doorgeschakeld naar de receptie.
Voor het personeel onderweg werkt de mobiele app heel eenvoudig, gewoon de app openen en via het nummerblok of contacten bellen ze direct uit via het vaste nummer.
Mochten ze in een bespreking zijn met een client dan kunnen ze in de app aan geven niet storen. Met de niet storen functie zijn ze niet bereikbaar op het vaste nummer. Dit gesprek wordt dan opgevangen door de receptie.
Indien iemand van het bedrijf de betreffende medewerker nodig heeft kunnen ze deze bereiken via hun 06 nummer.
Professioneel ingesproken telefooncentrale:
Voor het inspreken van alle audio bestande hebben we een professionele voice acteur ingehuurd. Zo heeft het bedrijf geen standaard stem maar net even iets anders.
Kosten:
Per gebruiker € 11,- (met lage belkosten)
Eenmalig € 1800,-
